Einkommensteuer: Einnahmen-Überschuss-Rechner muss kein Kassenbuch führen

Teilweise wird vom Finanzamt die Buchführungspflicht als verletzt angesehen wenn der Einnahmen-Überschuss-Rechner kein Kassenbuch führt. Die Folge kann soweit gehen, dass die gesamte Buchführung verworfen wird und eine Zuschätzung erfolgt. Zu Unrecht:

Bei einem Einnahmen-Überschuss-Rechner ist die Führung eines Kassenbuchs nicht erforderlich und grundsätzlich auch keine Kassenberichte

Einnahmen-Überschuss-Rechner sind insbesondere Kleingewerbetreibende und Freiberufler, die Ihren Gewinn zulässigerweise nach § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln und nicht durch Bilanzierung. Sie werden daher auch “4/3 Rechner” genannt. Die Führung eines Kassenbuchs bedeutet, dass in einer geschlossenen Kassenführung jede Bargeldbewegung erfasst wird, jede Barzahlung, jede Privatentnahme, jede Privateinlage, jede Bareinzahlung bei der Bank usw. Das Kasssenbuch enthält die täglichen Aufzeichnungen der “Kasse”, der Einzahlungen und der Auszahlungen und wird in Kontenform geführt. Der Kassenbericht dagegen enthält die Gesamtsumme (Tageslosung) für jeden einzelnen Geschäftstag ermittelt nach retrogader Methode durch Auszählung.

Eine Verpflichtung zur Führung eines solchen Kassenbuchs oder von Kassenberichten ergibt sich für den Einnahmen-Überschuss-Rechner nicht aus § 4 Abs. 3 EStG.

Eine Regelung, dass vereinnahmte Barentgelte gesondert in einem Kassenbuch aufzuzeichnen sind, enthält entgegen der von den Finanzämtern teilweise vertretenen Auffassung auch nicht § 22 Abs. 2 UStG i.V.m. der UStDV. Das hat der Bundesfinanzhof wiederholt entschieden (u.a. BFH, Beschl. v. 16.02.2006 – X B 57/05 -, BFH/NV 2006, 940). Der Bundesfinanzhof hat hierzu festgestellt, dass zwar bei den Aufzeichnungen nach § 22 UStG die  §§ 145 und 146 AO zu beachten sind, die Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen enthalten. Jedoch gibt es bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung keine Bestandskonten und somit auch kein Kassenkonto. Das bedeutet, dass Betriebseinnahmen, die in bar vereinnahmt werden, sofort ins Privatvermögen übergehen, also vom Unternehmer privat entnommen werden. Im Unterschied dazu muss bei einer Gewinnermittlung durch Bilanzierung eine Barkasse geführt werden, die den Kassenbestand nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ausweist. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs muss ein Einnahmen-Überschuss-Rechner also kein Kassenbuch führen und grundsätzlich auch keine Kassenberichte erstellen.

Welche Aufzeichnungspflichten muss der Einnahmen-Überschuss-Rechner erfüllen?

Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs müssen Steuerpflichtige bei zulässiger Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG nach § 146 Abs. 5 Satz 1, 2. HS AO die Aufzeichnungen, die allein nach den Steuergesetzen (§ 22 UStG) vorzunehmen sind, lediglich so führen, dass sie dem konkreten Besteuerungszweck genügen. Sie können auch in der gesonderten Ablage von Belegen bestehen (§ 146 Abs. 5 Satz 1 AO).

Einnahmen-Überschuss-Rechner sollten also alle Beträge, die sie bar erhalten oder bar zahlen, getrennt voneinander nach Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben, Einlagen und Entnahmen. aufzeichnen. Die Belege über bar erhaltene Betriebseinnahmen oder bar bezahlte Betriebsausgaben müssen aufbewahrt werden, wie alle anderen Belege. Daneben sollten Einnahmen-Überschuss-Rechner Rechnungskopien erstellen und darauf vermerken, ob der Betrag auf das Bankkonto überwiesen wurde oder bar vereinnahmt wurde.

Wann ist ausnahmsweise doch ein Kassenbericht erforderlich?

Führt der Einnahmen-Überschuss-Rechner eine Vielzahl vo Geschäften mit oft nur geringen Beträgen gegen Barzahlung an unbekannte Personen aus, wäre es unzumutbar, jede Bareinnahme einzeln zu erfassen. Als Erleichterung dürfen in solchen Fällen die Tagesseinnahmen auch summarisch ermittelt werden. In diesem Fall ist ein täglicher Kassenbericht erforderlich, der die Gesamtsumme (Tageslosung) für jeden einzelnen Geschäftstag enthält, ermittelt nach retrogader Methode durch Auszählung.

Wie erfolgt die Aufzeichnung von Bargeldbewegungen in der Buchführung des Einnahmen-Überschuss-Rechners?

Wenn der Unternehmer seine Einnahmen-Überschuss-Rechnung lediglich mit einer gesonderten Belegablage ermittelt, müssen die Belege über Einnahmen und Ausgaben geordnet abgelegt werden. Auf den Ausgangsrechnungen ist zu vermerken, ob und wann der Kunde bar bezahlt hat.

Bei einer Aufzeichnung durch Buchführung sollten Bareinnahmen als Erlös gebucht und als Gegenkonto das Konto Privatentnahmen verwendet werden. Der Buchungssatz lautet: Privatentnahmen an Erlöse. Bar gezahlte Betriebsausgaben sollten auf das jeweilige Aufwandskonto gebucht werden und als Gegenkonto das Konto Privateinlagen verwendet werden. Der Buchungssatz lautet Betriebsausgaben an Privateinlagen.

Möglich, aber weniger empfehlenswert ist es auch, das Konto “Verrechnungskonto für Gewinnermittlung § 4/3 EStG, nicht ergebniswirksam” (1371 SKR 03, 1486 SKR 04) zu verwenden.

Vermieden werden sollte die Verwendung des Kontos “Kasse” (1000 SKR 03, 1600 SKR 04). Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es keine Bestandskonten und somit auch kein Kassenkonto. Wird dieses freiwillig verwendet, muss auch ein Kassenbuch geführt werden und dieses muss vollständig sein.