Die Außenprüfung bzw. Betriebsprüfung dient der Ermittlung der steuerlichen Verhältnisse des Steuerpflichtigen. Sie kann eine oder mehrere Steuerarten, einen oder mehrere Besteuerungszeiträume umfassen oder sich auf bestimmte Sachverhalte beschränken (§ 194 Abs. 1 AO).

Gemäß § 193 Abs. 1 AO ist eine Außenprüfung bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder die freiberuflich tätig sind oder bei Steuerpflichtigen, bei denen die Summe der positiven Einkünfte nach § 2 Abs. 1 Nr. 4 bis 7 EStG (Überschusseinkünfte) mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt. Bei anderen Steuerpflichtigen ist eine Außenprüfung zulässig, soweit sie die Verpflichtung dieser Steuerpflichtigen betrifft, für Rechnung eines anderen Steuern zu entrichten, Steuern einzubehalten oder Steuern abzuführen, oder wenn die für die Besteuerung erheblichen Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung an Amtsstelle nicht zweckmäßig ist, oder wenn ein Steuerpflichtiger seinen Mitwirkungspflichten bei bestimmten Auslandssachverhalten nach § 90 Abs. 2 Satz 3 AO nicht nachkommt.

Die Finanzbehörde bestimmt gem § 196 AO den Umfang der Außenprüfung in einer schriftlich oder elektronisch zu erteilenden Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelfsbelehrung nach § 356 AO.

Die Prüfungsanordnung sowie der voraussichtliche Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer müssen dem Steuerpflichtigen, bei dem die Außenprüfung durchgeführt werden soll, in angemessener Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt gegeben werden, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. Auf Antrag der Steuerpflichtigen soll der Beginn der Außenprüfung auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden, wenn dafür wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden (§ 197 AO).

Die Prüfer haben sich bei Erscheinen unverzüglich auszuweisen. Der Beginn der Außenprüfung ist unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig zu machen (§ 198 AO).

Der Steuerpflichtige hat bei der Feststellung der Sachverhalte, die für die Besteuerung erheblich sein können, mitzuwirken. Er hat insbesondere Auskünfte zu erteilen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen, die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlichen Erläuterungen zu geben und die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse nach § 147 Abs. 6 AO – u.a. Einsicht in gespeicherte Daten zu nehmen und das DV-System zur Prüfung der gespeicherten Unterlagen zu nutzen – zu unterstützen, Die Außenprüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit statt (§ 200 AO).

Über das Ergebnis der Außenprüfung ist eine Besprechung abzuhalten (Schlussbesprechung), es sei denn, dass sich nach dem Ergebnis der Außenprüfung keine Änderung der Besteuerungsgrundlagen ergibt oder dass der Steuerpflichtige auf die Besprechung verzichtet (§ 201 Abs. 1 Satz 1 AO).